Zasady opisywania faktur

Brak prawidłowo wystawionych i przygotowanych dokumentów uniemożliwia finansowanie zakupu ze środków będących w dyspozycji Wydziału Historii. Za ich właściwe przygotowanie odpowiada Zamawiający.
Prawidłowo sporządzone dokumenty finansowe są podstawą rozliczenia zakupów. Do realizacji przekazywane są dokumenty dostarczone do Sekcji ds. projektów i finansów w formie papierowej z prawidłowym opisem. W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się przesłanie dokumentu w formie elektronicznej z opisem zamieszczonym w treści wiadomości e-mail (zob. niżej pkt 4a). Takie rozwiązanie zostało przyjęte na czas pandemii Covid-19, ale nie znosi ono obowiązku dostarczenia oryginału z prawidłowym opisem oraz z własnoręcznym podpisem, który zgodnie z zarządzeniem Rektora nr 67 należy przekazać do Kwestury. W przypadku konieczności skorzystania z tej niestandardowej ścieżki, prosimy o kontakt z Sekcją ds. projektów i finansów w celu ustalenia szczegółów.
Faktura/ rachunek powinien być wystawiony na dane Uniwersytetu Warszawskiego:
UNIWERSYTET WARSZAWSKI
Wydział Historii (opcjonalnie)
Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa
NIP 525-001-12-66 (dla transakcji krajowych)
PL 5250011266 (dla transakcji zagranicznych)

Opis faktury powinien zawierać:
- Opis merytoryczny: na dokumencie Zamawiający powinien napisać szczegółową charakterystykę zrealizowanych zakupów, sprecyzować przedmiot zakupu oraz cel jego dokonania. Pod opisem Zamawiający (jako osoba uprawniona do dysponowania środkami) powinien złożyć czytelny podpis wraz z datą.
  W okresie obowiązywania ograniczeń w funkcjonowaniu uczelni związanych z pandemią Covid-19, w przypadku, gdy faktura ma zostać przesłana przez wystawcę bezpośrednio na WH, powinna ona być zaadresowana na dane Sekcji ds. projektów i finansów. Zamawiający powinien przesłać wtedy opis faktury do odpowiedniej sekcji (w przypadku grantów – do opiekuna projektu w Sekcji ds. projektów i finansów), który naniesie go na dokument, a podpis w imieniu kierownika złoży dziekan lub prodziekan Wydziału.

- Źródło finansowania: na dokumencie należy podać źródło finansowania, np. nazwa i numer projektu, element PSP, nazwę dofinansowania badań naukowych (np. ryczałt na badania, konkurs na dofinansowanie badań), itp. W przypadku wątpliwości prosimy o kontakt z Sekcji ds. projektów i finansów.

W przypadku regulacji płatności gotówką, kartą lub przelewem z osobistego konta pracownika należy załączyć potwierdzenie dokonania płatności. Opisując fakturę należy podać nr rachunku bankowego, na który ma być dokonany zwrot środków. W przypadku pracowników etatowych zwrot środków zostanie dokonany na konto, na które wypłacane jest wynagrodzenie.