KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Od 1 lutego 2026 r. w Polsce obowiązuje nowy system wystawiania faktur – Krajowy System e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że faktury nie będą już przekazywane na papierze ani w postaci pliku PDF, tylko elektronicznie – bezpośrednio do systemu państwowego.
Dlatego prosimy, aby na fakturach wystawianych dla Uniwersytetu Warszawskiego (tylko faktury krajowe, zagraniczne jak dotychczas w formie papierowej lub PDF) znalazły się poniższe dane.
Dane nabywcy (jak dotychczas)
Uniwersytet Warszawski
Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 5250011266
| Dodatkowe informacje – bardzo ważne (konieczne do podania w przypadku wszystkich faktur krajowych):
Numer IDWew: 5250011266-11600 Powyższe dane powinny zostać ujęte na fakturze w polach zgodnych ze strukturą logiczną budowy nowych faktur (plik XML), w szczególności takich jak: „Podmiot3”, „Stopka”, „Dodatkowy opis”, „L2 – adres (Podmiot2)”, „Nazwa (Podmiot2)”. |
Liczymy, że sprzedawcy będą przeszkoleni i spełnią taką prośbę. W przypadku problemów po stronie sprzedawcy prosimy o uwzględnienie tych danych w uwagach do faktury.
Od kiedy obowiązują nowe zasady?
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm, w tym UW (obrót powyżej 200 mln zł),
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych firm (są nieliczne wyjątki, dotyczą tylko specyficznych podmiotów).
Dlaczego to takie ważne?
Jeśli na fakturze zabraknie tych danych, Uniwersytet:
- nie będzie mógł przypisać faktury do właściwej jednostki,
- ostatecznie nie będzie mógł jej opłacić.
Inne ważne informacje
- Sprzedawca nie ma obowiązku przekazywania faktury papierowej ani w postaci pliku PDF.
- Faktura trafi elektronicznie do systemu KSeF (format XML) i stamtąd będzie pobierana do opłacenia.
- Sprzedawca może przekazać inne potwierdzenie dokonania transakcji (np. potwierdzenie płatności kartą lub przelewem, wydruk z systemu sprzedaży albo potwierdzenie e-mail), ale to nie jest fakturą. Faktura zostanie wystawiona i pobrana wyłącznie w systemie KSeF.
Prosimy o informowanie pracowników Sekcji badań i finansów o zamiarze dokonania zakupu, a później jego realizacji na adres badania.historia@uw.edu.pl lub finanse.historia@uw.edu.pl
Dziękujemy za współpracę i zrozumienie!