CRU (Centralny Rejestr Umów)

ZGŁOŚ UMOWĘ

Od 1 lipca 2026 r. zaczyna obowiązywać Centralny Rejestr Umów (CRU), wynikający z przepisów prawa oraz regulacji UW.

Zgłaszanie umów do CRU jest obowiązkiem wszystkich pracowników zawierających lub inicjujących zawarcie umów i zobowiązań finansowych w imieniu Wydziału.
Wszystkie umowy i zobowiązania finansowe należy zgłaszać niezwłocznie po ich zawarciu, najlepiej w dniu zawarcia umowy, nie później jednak niż w ciągu 10 dni od ich dokonania.
Dane dotyczące umów można przekazywać za pośrednictwem formularza lub przesyłać na adres e-mail: cru.historia@uw.edu.pl.

Obowiązkowi zgłoszenia podlega każda odpłatna umowa lub zobowiązanie finansowe Wydziału, niezależnie od formy ich zawarcia, np.:

umowy zlecenia i umowy o dzieło,
zakupy książek, publikacji, baz danych, materiałów, wyposażenia i sprzętu,
zamówienia usług (np. tłumaczeniowych, informatycznych, poligraficznych),
rezerwacje noclegów, usługi konferencyjne oraz wynajem sal,
zaakceptowane oferty, zamówienia i uzgodnienia składane e-mailowo,
wszelkie inne przypadki, w których po stronie Wydziału powstaje obowiązek zapłaty za towar lub usługę,
zmiany dotyczące aneksów umów, zmian wartości lub terminu realizacji umów, rozwiązania umów, odstąpienia lub wypowiedzenia umów.

Pełnomocnikiem dziekana ds. CRU na Wydziale Historii jest pani Monika Krzeczek. W przypadku wątpliwości, czy dana umowa lub zobowiązanie podlega zgłoszeniu, prosimy o kontakt pod adresem: cru.historia@uw.edu.pl. W razie wątpliwości należy przyjąć zasadę, że dokument powinien zostać zgłoszony.

Niedopełnienie obowiązków związanych z CRU może skutkować odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Czy rezerwacje noclegów w ramach podróży służbowych podlegają zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Umów (CRU)?
To zależy od sposobu rozliczenia noclegu.
Tak – jeżeli rezerwacja noclegu (np. przez Booking, stronę internetową hotelu lub inny portal rezerwacyjny) skutkuje wystawieniem faktury na Uniwersytet Warszawski, rezerwacja podlega zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Umów. Zawarcie rezerwacji jest w takim przypadku traktowane jako zawarcie umowy w rozumieniu przepisów dotyczących CRU.
Nie – jeżeli faktura jest wystawiona imiennie na pracownika, a koszt noclegu jest następnie rozliczany w ramach podróży służbowej (delegacji), zgłoszenie do CRU nie jest wymagane.

Czy należy zgłaszać zakupy realizowane w ramach umów sukcesywnych zawartych przez UW?
Nie. Obowiązek zgłoszenia do Centralnego Rejestru Umów nie dotyczy pojedynczych zamówień realizowanych w ramach obowiązujących umów sukcesywnych (np. na zakup biletów lotniczych i kolejowych, usługi cateringowe, materiały biurowe, papier ksero, przejazdy autokarowe itp.)

Czy do CRU zgłaszamy tylko podpisane umowy?
Nie. Zgłoszeniu podlegają wszystkie odpłatne mowy i zobowiązania finansowe Wydziału, niezależnie od formy ich zawarcia. Dotyczy to również ustaleń dokonanych drogą mailową, jeżeli skutkują one powstaniem po stronie Wydziału obowiązku zapłaty za towar lub usługę.

Czy należy zgłosić zamówienie złożone e-mailem?
Tak. Jeżeli w wyniku korespondencji e-mailowej doszło do zamówienia towaru lub usługi, które wiąże się z obowiązkiem zapłaty przez Wydział, takie zobowiązanie należy zgłosić do CRU.

Czy zakup biletu lotniczego lub kolejowego wymaga zgłoszenia?
Nie – jeśli zakup odbywa się z umów sukcesywnych
Tak – jeśli zakup odbywa się poza umową o dostawach sukcesywnych

Czy rezerwacja hotelu dla gościa Wydziału wymaga zgłoszenia?
Tak. Jeżeli rezerwacja wiąże się z kosztem ponoszonym przez Wydział, należy ją zgłosić.

Czy należy zgłosić zamówienie cateringu?
Nie – w przypadku gdy zamówienie jest z umów sukcesywnych.
Tak – w przypadku gdy zamawiamy usługę restauracyjną lub gastronomiczną poza UW.

Czy należy zgłosić usługę tłumaczenia, korekty językowej lub proofreadingu uzgodnioną podpisaną umową lub e-mailem?
Tak. Jeżeli Wydział zamawia usługę i zobowiązuje się do jej opłacenia, zgłoszenie jest wymagane.

Czy należy zgłosić zakup książek, czasopism lub baz danych?
Nie – jeśli zakup odbywa się z umów sukcesywnych
Tak – jeśli zakup odbywa się poza umową o dostawach sukcesywnych

Czy należy zgłosić zaakceptowaną ofertę przesłaną przez wykonawcę?
Tak. Jeżeli zaakceptowanie oferty powoduje powstanie zobowiązania do zapłaty, należy ją zgłosić nawet wtedy, gdy nie sporządzono odrębnej umowy.

Czy należy zgłaszać aneksy i zmiany do umów?
Tak. Zgłoszeniu podlegają również aneksy, zmiany wartości umowy, zmiany terminu realizacji, rozwiązanie, odstąpienie lub wypowiedzenie umowy. Takie zmiany należy zgłosić w terminie 10 dni od ich dokonania.

Czy wypłata diet w ramach podróży służbowej podlega rejestracji w CRU?
Nie. Diety są świadczeniem należnym pracownikowi na podstawie przepisów prawa i nie stanowią zakupu dostaw, usług ani robót budowlanych przez Uniwersytet.

Nie wiem, czy dane zamówienie podlega zgłoszeniu. Co zrobić?
Należy skontaktować się z pełnomocnikiem dziekana ds. CRU, panią Moniką Krzeczek (cru.historia@uw.edu.pl). W razie wątpliwości należy przyjąć zasadę, że dokument lub zobowiązanie powinno zostać zgłoszone.