Procedura udzielania zamówień publicznych i rozliczania zakupów na Wydziale Historii UW

Procedura udzielania zamówień publicznych i rozliczania zakupów na Wydziale Historii UW Od 1 października 2025 r. wprowadzone zostają zmiany w procedowaniu zamówień publicznych (zarządzenie), które udzielane są przez Wydział Historii. Przed dokonaniem jakiegokolwiek zakupu konieczne jest wypełnienie wniosku zakupowego i przekazanie wraz z nim niezbędnych informacji oraz dokumentów. Tylko zatwierdzony wniosek umożliwia dokonanie zakupu. JAK WYGLĄDAĆ BĘDZIE PROCEDURA ZAKUPOWA W PRAKTYCE? Wniosek zakupowy wraz z obowiązkowymi załącznikami (oświadczenie o dokonaniu rozeznania rynku, zamówienie w oparciu o złożoną/pozyskaną ofertę, wniosek o dokonanie przedpłaty/ płatności służbową kartą płatniczą) i wymaganą dokumentacją  należy wysłać mailem na  adres zamowienia.historia@uw.edu.pl. Wniosek może zostać podpisany elektronicznie. Przyjmujemy jednak, że wysłanie wiadomości z imiennego konta służbowego jest równoznaczne z podpisaniem wniosku oraz potwierdzeniem poprawności zawartych w nim informacji. Ścieżka akceptacji wygląda następująco: Wnioskodawca zgłasza potrzebę dokonania zakupu na adres zamowienia.historia@uw.edu.pl Potwierdzenie zgodności zakupu z przepisami PZP (wybór właściwego trybu zakupu) W przypadku projektów: opiekun projektu potwierdza zgodność zakupu z wnioskiem projektowym Zatwierdzenie pod kątem merytorycznym Potwierdzenie dostępności środków finansowych Zatwierdzenie wniosku do realizacji Po zatwierdzeniu wniosku otrzymają Państwo informację o tym fakcie, co jest równoznaczne ze zgodą na dokonanie zakupu.

The procedure for awarding public procurement contracts and settling purchases at the UW Faculty of History From 1 October 2025, we implement changes to the procedure for public contracts provided by the Faculty of History (dean’s order in Polish). It is necessary to complete a purchase application and submit the necessary information and documents with it. Only an approved application allows a purchase to be made. WHAT WILL THE PURCHASING PROCEDURE LOOK LIKE IN PRACTICE? The purchase application (an editable file is available on our website) together with the compulsory attachments and required documentation, should be sent by e-mail to: zamowienia.historia@uw.edu.pl. The application can be signed electronically. However, we assume that sending a message from a named email account is tantamount to signing the application and confirming the correctness of the information contained therein. The approval pathway is as follows: the applicant notifies the need to make a purchase to zamowienia.historia@uw.edu.pl confirmation of compliance of the purchase with the provisions of the Public Procurement Law (selection of the appropriate purchase mode) in the case of projects: the project supervisor confirms the compliance of the purchase with the project proposal content-related approval confirmation of availability of funds approval of the application for implementation. Once your application has been approved, you will receive notification of this fact, which is tantamount to agreement to make the purchase.

 

---

PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH I ROZLICZANIA ZAKUPÓW NA WYDZIALE HISTORII UW

INFORMACJE OGÓLNE

Przed rozpoczęciem procedury udzielenia zamówienia publicznego, Wnioskodawca każdorazowo ustala czy zakup może zostać dokonany w ramach umów ogólnouniwersyteckich.

Informacje o umowach ogólnouniwersyteckich dostępne są pod linkiem: https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/,
bądź w razie wątpliwości e-mail: zamowienia.historia@uw.edu.pl

1. Wprowadza się dwie ścieżki udzielania zamówień publicznych na Wydziale Historii:

1. • Ścieżka nr 1 obejmującą zamówienia o wartości równej lub niższej niż 5000,00 zł netto;
   • Ścieżka nr 2 obejmującą zamówienia o wartości powyżej 5000,00 zł netto a poniżej 50 000,00 zł netto;

2. Dla zamówień, których wartość jest równa lub przekracza 50 000 zł ale jest niższa niż 130 000 zł właściwe są postanowienia Regulaminu w sprawie trybów, zasad i form udzielania przez Uniwersytet Warszawski zamówień publicznych na usługi, dostawy i roboty budowlane, o wartości niższej niż 130 000 zł oraz, o których mowa w art. 11 ust. 5 pkt 1,2 ustawy, stanowiącego załącznik nr 8 do Zarządzenia rektora Uniwersytetu Warszawskiego nr 294 z dnia 31 grudnia 2020 r. (Monitor UW poz. 519).
3. Przystępując do przygotowania konkretnego zakupu, Wnioskodawca w pierwszej kolejności powinien obliczyć wartość szacunkową zamówienia. To od wartości konkretnego zamówienia zależy z jakiej procedury będzie korzystał.
4. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Wnioskodawcę z należytą starannością. Wnioskodawca nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy zaniżać wartości zamówienia. Wnioskodawca nie może dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy. Wnioskodawca, szacując wartość zamówienia, obowiązany jest dochować należytej staranności tj. do starannego rozeznania rynku i cen. Wnioskodawca zasadniczo jest również zobowiązany do podjęcia działań, które nie są bezpośrednio wyartykułowane w przepisach prawa, na przykład do dokumentowania czynności ustalenia wartości zamówienia, do których należą m.in. zapytania skierowane do potencjalnych wykonawców, wydruki cenników i ofert, notatki służbowe stanowiące zapis rozmów telefonicznych, kopie ofert lub umów z innych analogicznych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W przypadku dokonywania oszacowania poprzez rozesłanie zapytań ofertowych, w treści zapytania należy zawrzeć informację, iż „zapytanie nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty ani zamówienia.”
5. Zamówienia realizowane w ramach projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych oraz międzynarodowych mogą zawierać dodatkowe zasady, które należy stosować. Przed przystąpieniem do realizacji projektu należy sporządzić plan zamówień określający odpowiednie tryby ich udzielania z uwzględnieniem wymogów Zarządzenia rektora, o którym mowa w pkt 2, ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2024.1320 t.j. ze zm.) oraz wymogów dotyczących udzielania zamówień określonych w dokumentach regulujących zasady realizacji projektu. Pracownicy sekcji ds. projektów i finansów na początku każdego roku będą weryfikowali plany zakupowe przygotowane przez Kierowników projektów na podstawie umów grantowych. Na ich podstawie zostaną określone tryby udzielania zamówień. Wszelkie zmiany w przedstawionym rocznym planie zamówień należy niezwłocznie zgłaszać do właściwego pracownika sekcji ds. projektów i finansów.
6. Wniosku zakupowego nie sporządza się przypadku:
   • wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych pracowników Wydziału – akceptacja dziekana lub właściwego prodziekana odbywa się na stosownym druku delegacji przed rozpoczęciem podróży służbowej;
   • wydatków służących pokryciu kosztów pobytu gościa Uniwersytetu Warszawskiego do kwoty 5 000 zł netto, o ile akceptacja kosztów została wyrażona przez dziekana lub właściwego prodziekana na druku zgłoszenia pobytu gościa Uniwersytetu Warszawskiego.
7. W § 5 Zarządzenia znajdują się wyłączenia stosowania przepisów Zarządzenia.

 

INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE

Ścieżka nr 1 – zamówienia o wartości poniżej lub równej 5000,00 netto

1. Przed dokonaniem zakupu należy uzyskać akceptację dziekana lub właściwego prodziekana. W tym celu Wnioskodawca składa wniosek o udzielenie zamówienia publicznego wypełniając jego część I. Wzór wniosku zawiera załącznik nr 1.
2. Przed rozpoczęciem procedury udzielenia zamówienia publicznego, Wnioskodawca każdorazowo ustala z pracownikiem odpowiedzialnym za sprawy zamówień publicznych, a w przypadku środków grantowych również z pracownikiem sekcji ds. projektów i finansów, tryb udzielenia zamówienia publicznego, który może być stosowany, oraz zakres niezbędnej dokumentacji, w tym konieczność zawarcia umowy. Po otrzymaniu informacji o akceptacji wniosku przez dziekana lub właściwego prodziekana, Wnioskodawca udziela zamówienia i dokonuje zakupu.
3. Po dokonaniu zakupu/ odbiorze usługi Wnioskodawca przekazuje sekcji ds. projektów i finansów w formie elektronicznej bądź papierowej rachunek lub fakturę z oświadczeniem potwierdzającym dostarczenie towaru/ wykonanie usługi, oraz numerem wniosku o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku gdy została zawarta umowa – protokół odbioru – jeśli był wymagany.
4. Szczegółowe informacje dotyczące opisywania faktur znajdują się w załączniku nr 5.

 

Ścieżka nr 2 – zamówienia o wartości powyżej 5000,00 netto, a poniżej 50 000,00 zł netto

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia Wnioskodawca szacuje z należytą starannością wartość zamówienia w kwocie netto i brutto, uwzględniając ewentualne koszty pracodawcy w przypadku zawierania umów cywilnoprawnych oraz dokumentuje tę czynność sporządzając stosowną notatkę. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy/ dostawcy, netto i brutto.
2. Wnioskodawca każdorazowo ustala z pracownikiem odpowiedzialnym za sprawy zamówień publicznych tryb udzielenia zamówienia publicznego oraz zakres niezbędnej dokumentacji, w tym konieczność zawarcia umowy.
3. Wnioskodawca dokonuje rozeznania rynku w celu dokonania wyboru Wykonawcy. Można tego dokonać np. poprzez analizę ofert umieszczonych na stronach internetowych, wysyłając zapytania mailem lub w inny dowolny sposób. Rozeznanie rynku zostaje udokumentowane (wzór oświadczenia o rozeznaniu rynku zawiera załącznik nr 2).
4. Na podstawie przeprowadzonej analizy ofert dokonywany jest wybór wykonawcy/ dostawcy.
5. Przed dokonaniem zakupu należy uzyskać akceptację dziekana lub właściwego prodziekana. W tym celu Wnioskodawca składa wniosek o udzielenie zamówienia publicznego (wypełniając jego Części I i II), w którym wskazuje wybranego wykonawcę/ dostawcę. Wzór wniosku zawiera załącznik nr 1. Do wniosku dołączane jest oświadczenie o przeprowadzeniu rozeznania rynku (załącznik nr 2). W przypadku konieczności udzielenia zamówienia bez dokonania rozeznania rynku Wnioskodawca przed zakupem dokonuje konsultacji z pracownikiem odpowiedzialnym za sprawy zamówień publicznych oraz do wniosku dołącza uzasadnienie wyboru danego wykonawcy.
6. Po otrzymaniu informacji o uzyskaniu zgody na zakup, o której mowa w ust. 5, Wnioskodawca udziela zamówienia/ dokonuje zakupu.
7. Po dokonaniu zakupu/ odbiorze usługi Wnioskodawca przekazuje sekcji ds. projektów i finansów w formie elektronicznej bądź papierowej rachunek lub fakturę z oświadczeniem potwierdzającym dostarczenie towaru/ wykonanie usługi, oraz numerem wniosku o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku gdy została zawarta umowa – protokół odbioru – jeśli był wymagany.
8. Przy udzielaniu zamówień powyżej 5 000,00 zł netto należy zawrzeć z wykonawcą umowę, która ureguluje wzajemne zobowiązania. Umowa, z zastrzeżeniem przypadków wymienionych w pkt 10 i 11, może być zawarta w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej w tym także na druku zamówienia, którego wzór stanowi załącznik nr 3. Udzielenie zamówienia następuje z chwilą określoną w umowie lub z chwilą złożenia zamówienia do wykonawcy na piśmie.
9. Jeśli wartość szacunkowa zamówienia jest równa lub przekracza 9 000,00 zł wymagane jest zawarcie umowy w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.
10. Niezależnie od wartości zamówienia zawarcie umowy w formie pisemnej lub w formie elektronicznej jest też wymagane jeżeli:
    • umowa zawarta zostanie z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub;
    • przedmiotem zamówienia są roboty budowlane;
    • w ramach zamówienia następuje przeniesienie autorskich praw majątkowych;
    • wymaga tego ochrona interesów Zamawiającego.
11. Dziekan lub właściwy prodziekan może wyrazić zgodę na odstąpienie od konieczności zawarcia umowy opisanej w pkt 10 i 11., na pisemny wniosek Wnioskodawcy. Zgoda na odstąpienie od konieczności zawarcia umowy bądź jej brak zostają dołączone do dokumentacji zamówienia.