Podróż służbowa zagraniczna pracownika / studenta / doktoranta UW

Wypełniony i podpisany wniosek wyjazdowy należy złożyć w Sekcji ds. projektów i finansów. Wraz z wnioskiem wyjazdowym proszę złożyć:
- w przypadku wyjazdu na konferencję, odbycia kwerendy, staż naukowy/ dydaktyczny, warsztaty czy uczestnictwo we wspólnych badaniach naukowych: podanie o urlop naukowy (link do podań o urlop) do dziekana oraz – zależnie od celu wyjazdu:
  - zaproszenie
  - informację o konferencji, sympozjum, warsztatach lub innym wydarzeniu ze strony internetowej tego wydarzenia lub wiadomość od organizatora
  - rezerwację hotelu.

W celu objęcia ochroną ubezpieczeniową Kosztów Leczenia i Assistance osoby wyjeżdżającej służbowo/ kierowanej za granicę należy przed wyjazdem przekazać na adres mailowy podroze.sluzbowe@uw.edu.pl zgłoszenie do ubezpieczenia zawierające następujące dane dotyczące osoby wyjeżdżającej: imię i nazwisko, dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju, kraj docelowy wyjazdu oraz dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego. Warunki ubezpieczenia oraz procedura zgłoszenia do ubezpieczenia zostały opisane w piśmie, dostępnym pod adresem: https://www.uw.edu.pl/wp-content/uploads/2023/07/ubezpieczenie-podrozy-sluzbowych-2023.pdf. W dokumencie podane zostały też dane osób, które mogą udzielić dodatkowych informacji o ubezpieczeniu.

Zakup biletu lotniczego, kolejowego, na prom lub przejazd autobusem na trasach międzynarodowych
W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego Uniwersytet Warszawski zawarł z firmą WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. umowę na obsługę zakupów biletów na podróże służbowe. Umowa została zawarta na 2 lata i obowiązuje od 18 grudnia 2023 r. do 18 grudnia 2025 r. lub do wyczerpania kwoty wymienionej w umowie. Zakupu nw. biletów należy dokonywać wyłącznie za pośrednictwem Why not TRAVEL:
- bilety lotnicze komunikacji krajowej, międzynarodowej i zagranicznej;
- bilety kolejowe, autobusowe i promowe komunikacji międzynarodowej i zagranicznej;
Umowa przetargowa obejmuje także pośrednictwo wizowe. Zakupu biletów, objętych umową, poza Why not TRAVEL można dokonywać wyłącznie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie, po uzyskaniu zgody BWZ. Szczegółowe zasady zakupu biletów i zamawiania usługi wizowej zostały opublikowane na stronie internetowej BWZ: http://bwz.uw.edu.pl/whynottravel
Zaleca się rejestrację w serwisie internetowym „Odyseusz” Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Rejestracja jest dobrowolna.

W ciągu 14 dni od powrotu wyjeżdżający rozlicza się z przyznanych środków w Kwesturze UW, na podstawie rachunku kosztów podróży – należy mailowo skontaktować się z Sekcją Obrotu Zagranicznego / np. p. Edytą Szaleniec (edyta.szaleniec@adm.uw.edu.pl).