Dla realizujących projekty

Umowy cywilno-prawne

• Wzory umów (do strony należy zalogować się kontem Active Directory). W przypadku trudności prosimy o kontakt z Sekcją ds. projektów i finansów)
• Umowy wraz z wszystkimi załącznikami należy złożyć w Sekcji ds. projektów i finansów

Podróże służbowe

1. Podróż służbowa zagraniczna
2. Podróż służbowa zagraniczna osoby spoza UW
3. Podróż służbowa krajowa
4. Podróż służbowa prywatnym autem

 

Opłaty konferencyjne

Opłat konferencyjnych można dokonywać w następujący sposób:

1. przelewem – na podstawie dokumentu, najlepiej faktury wystawionego na Uniwersytet Warszawski, który należy dostarczyć opisany i podpisany, do Sekcji ds. projektów i finansów wraz z dokumentem potwierdzającym rejestrację.
2. kartą kredytową – w wyjątkowych sytuacjach możliwe jest dokonanie opłaty kartą kredytową – po złożeniu wniosku i uzyskaniu zgody dziekana
3. prywatnymi środkami – nie jest zalecane wnoszenie opłat ze swoich środków. W tej sytuacji należy pamiętać, aby dokument potwierdzający był wystawiony na Uniwersytet Warszawski, a przy opisie należy podać konto do zwrotu (w przypadku pracowników to, na które przelewane są wynagrodzenia) i załączyć wyciąg z banku potwierdzający dokonanie płatności.

Zakupy

Opis procedury udzielania zamówień publicznych i rozliczania zakupów na Wydziale Historii UW oraz zasady opisywania faktur

1. Wnioski zakupowe
   

2. 1. 1. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej 50 000 zł (Word)
         Application for public procurement of a value not exceeding PLN 50 000 (Word)
      2. Oświadczenie o dokonaniu rozeznania rynku (Word)
      3. Zamówienie w oparciu o złożoną/pozyskaną ofertę (Word)
      4. Wniosek o dokonanie przedpłaty/ płatności służbową kartą płatniczą (Word)
3. Zakupy książek: za pośrednictwem biblioteki wydziałowej – proszę skontaktować się z p. Ewą Szutkowską: e.urban@uw.edu.pl, telefon: 22 552 04 08
4. Zakupy sprzętu komputerowego standardowego: lista dostępnych sprzętów jest na stronie Działu Serwisu Internetowego; należy wybrać sprzęt z listy w formularzu zapotrzebowania, uzupełnić go i przesyłać do Sekcji ds. projektów i finansów
5. Zakupy sprzętu komputerowego według indywidualnej specyfikacji: niezbędne jest przygotowanie specyfikacji technicznej (zgodnej z wymogami Prawa Zamówień Publicznych i Rekomendacjami Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji dot. zasad formułowania wymagań Zamawiającego dla wybranych parametrów technicznych sprzętu komputerowego), którą należy dołączyć do formularza zapotrzebowania. Oba dokumenty należy przesłać do Sekcji ds. projektów i finansów.
6. Zakupy licencji i oprogramowania odbywa się za pośrednictwem Działu Wsparcia Informatycznego – zapotrzebowanie należy zgłosić do Sekcji ds. projektów i finansów
7. Podpis elektroniczny / Przedłużenie ważności: zakup odbywa się poprzez Dział Wsparcia Informatycznego – zapotrzebowanie należy zgłosić do Sekcji ds. projektów i finansów.
8. Dane do faktur: Uniwersytet Warszawski / ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa / NIP 525-001-12-66 / PL 5250011266

Raportowanie

Raporty roczne i końcowe:

1. Sekcja ds. projektów i finansów monitoruje terminy składania raportów i przypomina o nich kierownikom projektów.
2. Kierownicy projektów otrzymują okresowo wyciągi z SAP celem kontroli czy wszystkie koszty są prawidłowo przypisane do ich projektów.
3. Pracownicy sekcji przygotowują wykaz kosztów poniesionych w danym okresie rozliczeniowym i przekazują kierownikom projektów, który na ich podstawie przygotowuje raport.
4. Gotowy raport należy przesłać do Sekcji ds. projektów i finansów.

Przyjazdy gości

1. Zgłoszenie pobytu gościa należy zrobić poprzez formularz, który jest załącznikiem do Regulaminu przyjmowania gości na UW oraz finansowania kosztów ich pobytu z zarządzenia nr 11 Rektora UW z dnia 6.02.2019 r.
2. W  przypadku  gościa  zagranicznego  zaleca  się  stosowanie następujących stawek:
   • dla  osób  ze  stopniem  doktora   –   250  zł na  każdy  dzień z  przeznaczeniem  na  dofinansowanie kosztów  pobytu  i  zakwaterowania  lub,  w  przypadku  zapewnienia  przez  Uniwersytet zakwaterowania – 100 zł na  każdy  dzień  pobytu;
   • dla  doktorantów  i  stażystów  ze  stopniem  magistra – 70  zł na  każdy  dzień z przeznaczeniem   na  dofinansowanie  kosztów  pobytu;
   • dla    studentów    studiów    pierwszego    i    drugiego    stopnia    oraz    jednolitych    magisterskich – 50  zł na  każdy  dzień z  przeznaczeniem  na  dofinansowanie  kosztów  pobytu.
3. W przypadku gościa krajowego stosuje się te same zasady co w przypadku delegacji krajowej.
4. Koszty  związane  z zakwaterowaniem gościa mogą być opłacone:
   • w formie ryczałtu;
   • na podstawie noty księgowej wystawionej w przypadku zakwaterowania w obiektach Uniwersytetu;
   • na podstawie faktury  wystawionej  dla Uniwersytetu;
   • w formie refundacji, na podstawie wniosku o refundację  poniesionych  wydatków. Do wniosku należy dołączyć dokumenty (fakturę/rachunek) potwierdzające wysokość fakt poniesienia wydatku
5. Jeśli umowa grantowa stanowi inaczej, to świadczenia są wypłacane na jej podstawie.

Zatrudnienia i wynagrodzenia w projektach

1. Pracownicy Sekcji ds. projektów i finansów służą pomocą w wyliczeniu wysokości wynagrodzeń i dodatków
2. Pracownicy UW realizujący prace na rzecz projektów NCN mogą otrzymywać wynagrodzenie uzupełniające – jego wysokość pomogą wyliczyć pracownicy Sekcji ds. projektów i finansów, a także przygotują stosowne dokumenty:
   1. Oświadczenie dotyczące zaangażowania czasowego w programach, projektach lub przedsięwzięciach
   2. Wniosek o przyznanie wynagrodzenia uzupełniającego w programach, projektach, przedsięwzięciach
   3. Zakres zadań powierzonych pracownikowi
   4. Zlecenie wypłaty wynagrodzenia uzupełniającego określonego stawką godzinową lub dzienną
3. Dla osób spoza UW należy zorganizować otwarty konkurs, a procedowaniem ich zatrudnienia zajmuje się dziekanat – sprawy pracownicze (e-mail: kadry.wh@uw.edu.pl)

 

Publikacje w projektach badawczych NCN

1. W publikacjach powstających z udziałem środków finansowych z NCN obligatoryjne jest umieszczenie informacji:
   1. „Projekt został sfinansowany ze środków Narodowego Centrum Nauki przyznanych na podstawie umowy nr UMO- ……”  (należy wpisać numer nadany umowie przez NCN)
   2. lub odpowiednio w języku obcym, np.:
      • The work was supported by the National Science Centre, Poland, under research project „……………………”, no UMO-201…/…./…./HS…./……
      • The article is funded by National Science Centre in Poland under the project „……………………”, no UMO-201…/…./…./HS…./……
2. Publikacje, w których nie wskazano Centrum jako fundatora badań, nie będą traktowane jako efekt realizacji projektu i nie będą brane pod uwagę przy jego rozliczeniu.

Tłumaczenia i korekty

Na potrzeby projektów wszelkie tłumaczenia i korekty wymagają zawarcia umowy pomiędzy Wydziałem a firmą lub osobą, która wykonana tłumaczenie lub korektę.

Można skorzystać ze wzorów umów cywilnoprawnych (zob. zakładka Umowy cywilno-prawne / Tłumaczenie – umowa o dzieło; Korekta – umowa zlecenie). W przypadku innej propozycji umowy niezbędna jest jej weryfikacja przez Biuro Prawne UW. Pracownicy sekcji pomogą w jej uzyskaniu.

 

Stypendia w projektach naukowych

1. Stypendia naukowe dla studentów i doktorantów w ramach projektów są przyznawane na podstawie rozstrzygnięcia otwartego konkursu ogłoszonego przez kierownika projektu (draft ogłoszenia, klauzula informacyjna pl, klauzula informacyjna en w sprawie przetwarzania danych osobowych). Informacje o konkursie umieszcza się  na  stronie  internetowej  Wydziału i na stronie internetowej Narodowego Centrum Nauki.
2. Prorektor na wniosek kierownika projektu powołuję komisję stypendialną, która wybiera stypendystę spośród zgłoszonych kandydatur, a ze swego posiedzenia sporządza protokół.
3. Na podstawie protokołu Sekcja ds. projektów i finansów przygotowuje umowę ze stypendystą.
4. Stypendysta jest członkiem zespołu naukowo-badawczego w projekcie badawczym, dlatego może być beneficjentem środków przeznaczonych na wyjazdy zagraniczne, konferencje itp.
5. Stypendia naukowe w projektach badawczych NCN oraz stypendia doktorskie są zwolnione z podatku

Wzory podań

1. Podanie do prorektora UW ds. badań o przedłużenie terminu realizacji grantu NCN
2. Podanie do dyrektora Narodowego Centrum Nauki o przedłużenie terminu realizacji grantu NCN