Dla realizujących projekty
Informacje dla realizujących projekty
- Wzory umów (do strony należy zalogować się kontem Active Directory)
- Umowy wraz z wszystkimi załącznikami należy złożyć w Sekcji ds. projektów i finansów
Zachęcamy do zapoznania się z procedurami dotyczącymi podróży służbowych obowiązującymi na Uniwersytecie Warszawskim. Aktualne informacje znajdziecie Państwo na stronie Biura Współpracy z Zagranicą.
Skrót informacji:
1. Kto jest ubezpieczony?
- Ubezpieczeniem objęci są pracownicy, doktoranci i studenci Uniwersytetu Warszawskiego, którzy wyjeżdżają za granicę w ramach delegacji lub skierowania na podstawie wniosku wyjazdowego zatwierdzonego przez kierownika jednostki oraz kwestora lub pełnomocnika kwestora UW.
- Dodatkowo, ubezpieczenie obejmuje osoby spoza Uniwersytetu, w tym obcokrajowców, jeśli wyjeżdżają na wolontariat na podstawie umowy wolontariatu zawartej z UW.
2. Suma ubezpieczenia i zakres terytorialny:
- Europa (z wyłączeniem Rosji, Białorusi i Ukrainy): Maksymalna suma ubezpieczenia to 50,000 EUR.
- Cały świat (z wyłączeniem Europy, USA, Kanady, Rosji, Białorusi i Ukrainy): Maksymalna suma ubezpieczenia wynosi 150,000 EUR.
- USA i Kanada: Maksymalna suma ubezpieczenia to 250,000 EUR.
3. Zakres ubezpieczenia KL i Assistance:
- Ubezpieczenie obejmuje pełen zakres ochrony przez całą dobę podczas podróży zagranicznej.
- Ochroną objęte są koszty leczenia wynikające z nagłego zachorowania lub nieszczęśliwego wypadku, które miały miejsce podczas podróży, w tym organizacja i pokrycie kosztów pomocy medycznej do momentu, gdy stan zdrowia ubezpieczonego pozwala na powrót do domu lub transport do placówki medycznej.
- Zakres obejmuje również organizację i pokrycie kosztów usług assistance w razie wypadków ubezpieczeniowych, które miały miejsce w okresie ubezpieczenia.
- Ubezpieczenie dotyczy również zdarzeń podczas wykonywania pracy w ramach delegacji oraz podczas działań związanych z charakterem działalności grupy wyjeżdżających (np. Zespoły artystyczne, grupy sportowe).
- Obejmuje także rekreacyjne uprawianie sportów w popularnych dyscyplinach, takich jak bieganie, pływanie, jazda na rowerze, tenis, siłownia, z wyłączeniem sportów ekstremalnych i wyczynowych.
- Ubezpieczenie pokrywa koszty leczenia związane z zaostrzeniem lub powikłaniami chorób przewlekłych oraz zachorowania na COVID-19, pod warunkiem zgodności z przepisami prawa dotyczącymi epidemii.
- Ochrona nie obejmuje sportów ekstremalnych, wyczynowego uprawiania sportu oraz ekspedycji w obszary o ekstremalnych warunkach terenowych i klimatycznych.
4. Rodzaje świadczeń:
- Koszty Leczenia: Ubezpieczyciel pokrywa konsultacje medyczne, pobyt w szpitalu, zabiegi ambulatoryjne, lekarstwa, badania pomocnicze (np. RTG, EKG, USG), koszty naprawy lub zakupu okularów i protez, transport medyczny, transport zwłok do RP, oraz transport do RP, jeśli stan zdrowia ubezpieczonego tego wymaga.
- Assistance: Obejmuje m.in. zwrot kosztów w przypadku opóźnienia środka transportu (ponad 5 godzin), pokrycie kosztów poszukiwań i ratownictwa (np. w górach lub na wodzie), organizację niezbędnych usług opiekuńczych, wizytę osoby bliskiej w razie długotrwałej hospitalizacji ubezpieczonego oraz wcześniejszy powrót do kraju z uzasadnionych powodów (np. ciężka choroba lub śmierć bliskiej osoby, szkody w domu).
- przelewem – na podstawie dokumentu, najlepiej faktury wystawionego na Uniwersytet Warszawski, który należy dostarczyć opisany i podpisany, do Sekcji ds. projektów i finansów wraz z dokumentem potwierdzającym rejestrację.
- kartą kredytową – w wyjątkowych sytuacjach możliwe jest dokonanie opłaty kartą kredytową – po złożeniu wniosku i uzyskaniu zgody dziekana
- prywatnymi środkami – nie jest zalecane wnoszenie opłat ze swoich środków. W tej sytuacji należy pamiętać, aby dokument potwierdzający był wystawiony na Uniwersytet Warszawski, a przy opisie należy podać konto do zwrotu (w przypadku pracowników to, na które przelewane są wynagrodzenia) i załączyć wyciąg z banku potwierdzający dokonanie płatności.
Opis procedury udzielania zamówień publicznych i rozliczania zakupów na Wydziale Historii UW
Wnioski zakupowe
- Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej 50 000 zł (Word)
Application for public procurement of a value not exceeding PLN 50 000 (Word) - Oświadczenie o dokonaniu rozeznania rynku (Word)
- Zamówienie w oparciu o złożoną/pozyskaną ofertę (Word)
- Wniosek o dokonanie przedpłaty/ płatności służbową kartą płatniczą (Word)
Zakupy książek: za pośrednictwem biblioteki wydziałowej – proszę skontaktować się z p. Ewą Szutkowską: e.urban@uw.edu.pl, telefon: 22 552 04 08
W sprawie zakupu sprzętu komputerowego, licencji i oprogramowania, podpisów elektronicznych należy kontaktować się z informatykiem, p. Michałem Przygockim m.przygocki@uw.edu.pl
Zgłoszenie pobytu gościa należy zrobić poprzez formularz, który jest załącznikiem do Regulaminu przyjmowania gości na UW oraz finansowania kosztów ich pobytu z zarządzenia nr 11 Rektora UW z dnia 6.02.2019 r.
W przypadku gościa zagranicznego zaleca się stosowanie następujących stawek:
- dla osób ze stopniem doktora – 250 zł na każdy dzień z przeznaczeniem na dofinansowanie kosztów pobytu i zakwaterowania lub, w przypadku zapewnienia przez Uniwersytet zakwaterowania – 100 zł na każdy dzień pobytu;
- dla doktorantów i stażystów ze stopniem magistra – 70 zł na każdy dzień z przeznaczeniem na dofinansowanie kosztów pobytu;
- dla studentów studiów pierwszego i drugiego stopnia oraz jednolitych magisterskich – 50 zł na każdy dzień z przeznaczeniem na dofinansowanie kosztów pobytu.
W przypadku gościa krajowego stosuje się te same zasady co w przypadku delegacji krajowej.
Koszty związane z zakwaterowaniem gościa mogą być opłacone:
- w formie ryczałtu;
- na podstawie noty księgowej wystawionej w przypadku zakwaterowania w obiektach Uniwersytetu;
- na podstawie faktury wystawionej dla Uniwersytetu;
- w formie refundacji, na podstawie wniosku o refundację poniesionych wydatków. Do wniosku należy dołączyć dokumenty (fakturę/rachunek) potwierdzające wysokość fakt poniesienia wydatku
Jeśli umowa grantowa stanowi inaczej, to świadczenia są wypłacane na jej podstawie.
Pracownicy Sekcji ds. projektów i finansów służą pomocą w wyliczeniu wysokości wynagrodzeń i dodatków
Pracownicy UW realizujący prace na rzecz projektów NCN mogą otrzymywać wynagrodzenie uzupełniające – jego wysokość pomogą wyliczyć pracownicy Sekcji ds. projektów i finansów, a także przygotują stosowne dokumenty:
- Oświadczenie dotyczące zaangażowania czasowego w programach, projektach lub przedsięwzięciach
- Wniosek o przyznanie wynagrodzenia uzupełniającego w programach, projektach, przedsięwzięciach
- Zakres zadań powierzonych pracownikowi
- Zlecenie wypłaty wynagrodzenia uzupełniającego określonego stawką godzinową lub dzienną
Dla osób spoza UW należy zorganizować otwarty konkurs, a procedowaniem ich zatrudnienia zajmuje się dziekanat – sprawy pracownicze (e-mail: kadry.wh@uw.edu.pl)
W publikacjach powstających z udziałem środków finansowych z NCN obligatoryjne jest umieszczenie informacji:
– „Projekt został sfinansowany ze środków Narodowego Centrum Nauki przyznanych na podstawie umowy nr UMO- ……” (należy wpisać numer nadany umowie przez NCN)
– lub odpowiednio w języku obcym, np.:
- The work was supported by the National Science Centre, Poland, under research project „……………………”, no UMO-201…/…./…./HS…./……
- The article is funded by National Science Centre in Poland under the project „……………………”, no UMO-201…/…./…./HS…./……
Publikacje, w których nie wskazano Centrum jako fundatora badań, nie będą traktowane jako efekt realizacji projektu i nie będą brane pod uwagę przy jego rozliczeniu.
- Stypendia naukowe dla studentów i doktorantów w ramach projektów są przyznawane na podstawie rozstrzygnięcia otwartego konkursu ogłoszonego przez kierownika projektu (draft ogłoszenia, klauzula informacyjna pl, klauzula informacyjna en w sprawie przetwarzania danych osobowych). Informacje o konkursie umieszcza się na stronie internetowej Wydziału i na stronie internetowej Narodowego Centrum Nauki.
- Prorektor na wniosek kierownika projektu powołuję komisję stypendialną, która wybiera stypendystę spośród zgłoszonych kandydatur, a ze swego posiedzenia sporządza protokół.
- Na podstawie protokołu Sekcja ds. projektów i finansów przygotowuje umowę ze stypendystą.
- Stypendysta jest członkiem zespołu naukowo-badawczego w projekcie badawczym, dlatego może być beneficjentem środków przeznaczonych na wyjazdy zagraniczne, konferencje itp.
- Stypendia naukowe w projektach badawczych NCN oraz stypendia doktorskie są zwolnione z podatku
- Podanie do prorektora UW ds. badań o przedłużenie terminu realizacji grantu NCN
- Podanie do dyrektora Narodowego Centrum Nauki o przedłużenie terminu realizacji grantu NCN