We use cookies on this site to enhance your user experience. Do You agree?

Yes No Read more

Umowy cywilno-prawne

  • Wzory umów (do strony należy zalogować się kontem Active Directory). W przypadku trudności prosimy o kontakt z Sekcją ds. projektów i finansów)
  • Umowy wraz z wszystkimi załącznikami należy złożyć w Sekcji ds. projektów i finansów

Ubezpieczenie w podróży

Uniwersytet Warszawski zawarł umowę z Towarzystwem Ubezpieczeń Wzajemnych Polskim Zakładem Ubezpieczeń Wzajemnych TUW PZUW na ubezpieczenia Kosztów Leczenia i Assistance dla pracowników, doktorantów i studentów UW delegowanych / kierowanych za granicę.

Pełna treść informacji

Skrót informacji:

1. Kto jest ubezpieczony?

  • Ubezpieczeniem objęci są pracownicy, doktoranci i studenci Uniwersytetu Warszawskiego, którzy wyjeżdżają za granicę w ramach delegacji lub skierowania na podstawie wniosku wyjazdowego zatwierdzonego przez kierownika jednostki oraz kwestora lub pełnomocnika kwestora UW.
  • Dodatkowo, ubezpieczenie obejmuje osoby spoza Uniwersytetu, w tym obcokrajowców, jeśli wyjeżdżają na wolontariat na podstawie umowy wolontariatu zawartej z UW.

2. Suma ubezpieczenia i zakres terytorialny:

  • Europa (z wyłączeniem Rosji, Białorusi i Ukrainy): Maksymalna suma ubezpieczenia to 50,000 EUR.
  • Cały świat (z wyłączeniem Europy, USA, Kanady, Rosji, Białorusi i Ukrainy): Maksymalna suma ubezpieczenia wynosi 150,000 EUR.
  • USA i Kanada: Maksymalna suma ubezpieczenia to 250,000 EUR.

3. Zakres ubezpieczenia KL i Assistance:

  • Ubezpieczenie obejmuje pełen zakres ochrony przez całą dobę podczas podróży zagranicznej.
  • Ochroną objęte są koszty leczenia wynikające z nagłego zachorowania lub nieszczęśliwego wypadku, które miały miejsce podczas podróży, w tym organizacja i pokrycie kosztów pomocy medycznej do momentu, gdy stan zdrowia ubezpieczonego pozwala na powrót do domu lub transport do placówki medycznej.
  • Zakres obejmuje również organizację i pokrycie kosztów usług assistance w razie wypadków ubezpieczeniowych, które miały miejsce w okresie ubezpieczenia.
  • Ubezpieczenie dotyczy również zdarzeń podczas wykonywania pracy w ramach delegacji oraz podczas działań związanych z charakterem działalności grupy wyjeżdżających (np. Zespoły artystyczne, grupy sportowe).
  • Obejmuje także rekreacyjne uprawianie sportów w popularnych dyscyplinach, takich jak bieganie, pływanie, jazda na rowerze, tenis, siłownia, z wyłączeniem sportów ekstremalnych i wyczynowych.
  • Ubezpieczenie pokrywa koszty leczenia związane z zaostrzeniem lub powikłaniami chorób przewlekłych oraz zachorowania na COVID-19, pod warunkiem zgodności z przepisami prawa dotyczącymi epidemii.
  • Ochrona nie obejmuje sportów ekstremalnych, wyczynowego uprawiania sportu oraz ekspedycji w obszary o ekstremalnych warunkach terenowych i klimatycznych.

4. Rodzaje świadczeń:

  • Koszty Leczenia: Ubezpieczyciel pokrywa konsultacje medyczne, pobyt w szpitalu, zabiegi ambulatoryjne, lekarstwa, badania pomocnicze (np. RTG, EKG, USG), koszty naprawy lub zakupu okularów i protez, transport medyczny, transport zwłok do RP, oraz transport do RP, jeśli stan zdrowia ubezpieczonego tego wymaga.
  • Assistance: Obejmuje m.in. zwrot kosztów w przypadku opóźnienia środka transportu (ponad 5 godzin), pokrycie kosztów poszukiwań i ratownictwa (np. w górach lub na wodzie), organizację niezbędnych usług opiekuńczych, wizytę osoby bliskiej w razie długotrwałej hospitalizacji ubezpieczonego oraz wcześniejszy powrót do kraju z uzasadnionych powodów (np. ciężka choroba lub śmierć bliskiej osoby, szkody w domu).

5. Jak się ubezpieczyć i do kogo się zwrócić?

Aby skorzystać z ubezpieczenia KL i Assistance, osoby wyjeżdżające za granicę (pracownicy, doktoranci i studenci Uniwersytetu Warszawskiego) muszą przed wyjazdem dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia.

Procedura zgłoszenia:

  1. Zgłoszenie do ubezpieczenia należy przesłać na adres mailowy: podroze.sluzbowe@uw.edu.pl.
  2. W zgłoszeniu trzeba podać:
    • Imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej.
    • Dzień wyjazdu i dzień powrotu do kraju.
    • Kraj docelowy wyjazdu.
    • Dane osoby uposażonej w przypadku śmierci ubezpieczonego.
  3. Do zgłoszenia należy dołączyć skan wniosku wyjazdowego, który musi być zatwierdzony przez kierownika jednostki UW delegującej oraz kwestora lub pełnomocnika kwestora.

Kontakt do osób odpowiedzialnych za ubezpieczenie:

Kontakt w razie szkody:

  • Centrum Pomocy Assistance TUW PZUW (dostępne całodobowo):
    Telefon: +48 22 582 57 70
    W przypadku mniej pilnych spraw, takich jak zwrot drobnych kosztów na zakup lekarstw, można zgłaszać szkody e-mailem na adres: szkody@tuwpzuw.pl, dołączając rachunki potwierdzające poniesione wydatki.

Przestrzeganie powyższych kroków pozwoli na uzyskanie ochrony ubezpieczeniowej podczas podróży zagranicznej w ramach Uniwersytetu Warszawskiego.

Opłaty konferencyjne

Opłat konferencyjnych można dokonywać w następujący sposób:

  1. przelewem – na podstawie dokumentu, najlepiej faktury wystawionego na Uniwersytet Warszawski, który należy dostarczyć opisany i podpisany, do Sekcji ds. projektów i finansów wraz z dokumentem potwierdzającym rejestrację.
  2. kartą kredytową – w wyjątkowych sytuacjach możliwe jest dokonanie opłaty kartą kredytową – po złożeniu wniosku i uzyskaniu zgody dziekana
  3. prywatnymi środkami – nie jest zalecane wnoszenie opłat ze swoich środków. W tej sytuacji należy pamiętać, aby dokument potwierdzający był wystawiony na Uniwersytet Warszawski, a przy opisie należy podać konto do zwrotu (w przypadku pracowników to, na które przelewane są wynagrodzenia) i załączyć wyciąg z banku potwierdzający dokonanie płatności.

Zakupy

Opis procedury udzielania zamówień publicznych i rozliczania zakupów na Wydziale Historii UW oraz zasady opisywania faktur

  1. Wnioski zakupowe
      1. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej 50 000 zł (Word)
        Application for public procurement of a value not exceeding PLN 50 000 (Word)
      2. Oświadczenie o dokonaniu rozeznania rynku (Word)
      3. Zamówienie w oparciu o złożoną/pozyskaną ofertę (Word)
      4. Wniosek o dokonanie przedpłaty/ płatności służbową kartą płatniczą (Word)
  3. Zakupy książek: za pośrednictwem biblioteki wydziałowej – proszę skontaktować się z p. Ewą Szutkowską: e.urban@uw.edu.pl, telefon: 22 552 04 08
  4. Zakupy sprzętu komputerowego standardowego: lista dostępnych sprzętów jest na stronie Działu Serwisu Internetowego; należy wybrać sprzęt z listy w formularzu zapotrzebowania, uzupełnić go i przesyłać do Sekcji ds. projektów i finansów
  5. Zakupy sprzętu komputerowego według indywidualnej specyfikacji: niezbędne jest przygotowanie specyfikacji technicznej (zgodnej z wymogami Prawa Zamówień Publicznych i Rekomendacjami Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji dot. zasad formułowania wymagań Zamawiającego dla wybranych parametrów technicznych sprzętu komputerowego), którą należy dołączyć do formularza zapotrzebowania. Oba dokumenty należy przesłać do Sekcji ds. projektów i finansów.
  6. Zakupy licencji i oprogramowania odbywa się za pośrednictwem Działu Wsparcia Informatycznego – zapotrzebowanie należy zgłosić do Sekcji ds. projektów i finansów
  7. Podpis elektroniczny / Przedłużenie ważności: zakup odbywa się poprzez Dział Wsparcia Informatycznego – zapotrzebowanie należy zgłosić do Sekcji ds. projektów i finansów.
  8. Dane do faktur: Uniwersytet Warszawski / ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa / NIP 525-001-12-66 / PL 5250011266

Raportowanie

Raporty roczne i końcowe:

  1. Sekcja ds. projektów i finansów monitoruje terminy składania raportów i przypomina o nich kierownikom projektów.
  2. Kierownicy projektów otrzymują okresowo wyciągi z SAP celem kontroli czy wszystkie koszty są prawidłowo przypisane do ich projektów.
  3. Pracownicy sekcji przygotowują wykaz kosztów poniesionych w danym okresie rozliczeniowym i przekazują kierownikom projektów, który na ich podstawie przygotowuje raport.
  4. Gotowy raport należy przesłać do Sekcji ds. projektów i finansów.

Przyjazdy gości

  1. Zgłoszenie pobytu gościa należy zrobić poprzez formularz, który jest załącznikiem do Regulaminu przyjmowania gości na UW oraz finansowania kosztów ich pobytu z zarządzenia nr 11 Rektora UW z dnia 6.02.2019 r.
  2. W  przypadku  gościa  zagranicznego  zaleca  się  stosowanie następujących stawek:
    • dla  osób  ze  stopniem  doktora   –   250  zł na  każdy  dzień z  przeznaczeniem  na  dofinansowanie kosztów  pobytu  i  zakwaterowania  lub,  w  przypadku  zapewnienia  przez  Uniwersytet zakwaterowania – 100 zł na  każdy  dzień  pobytu;
    • dla  doktorantów  i  stażystów  ze  stopniem  magistra – 70  zł na  każdy  dzień z przeznaczeniem   na  dofinansowanie  kosztów  pobytu;
    • dla    studentów    studiów    pierwszego    i    drugiego    stopnia    oraz    jednolitych    magisterskich – 50  zł na  każdy  dzień z  przeznaczeniem  na  dofinansowanie  kosztów  pobytu.
  3. W przypadku gościa krajowego stosuje się te same zasady co w przypadku delegacji krajowej.
  4. Koszty  związane  z zakwaterowaniem gościa mogą być opłacone:
    • w formie ryczałtu;
    • na podstawie noty księgowej wystawionej w przypadku zakwaterowania w obiektach Uniwersytetu;
    • na podstawie faktury  wystawionej  dla Uniwersytetu;
    • w formie refundacji, na podstawie wniosku o refundację  poniesionych  wydatków. Do wniosku należy dołączyć dokumenty (fakturę/rachunek) potwierdzające wysokość fakt poniesienia wydatku
  5. Jeśli umowa grantowa stanowi inaczej, to świadczenia są wypłacane na jej podstawie.

Zatrudnienia i wynagrodzenia w projektach

  1. Pracownicy Sekcji ds. projektów i finansów służą pomocą w wyliczeniu wysokości wynagrodzeń i dodatków
  2. Pracownicy UW realizujący prace na rzecz projektów NCN mogą otrzymywać wynagrodzenie uzupełniające – jego wysokość pomogą wyliczyć pracownicy Sekcji ds. projektów i finansów, a także przygotują stosowne dokumenty:
    1. Oświadczenie dotyczące zaangażowania czasowego w programach, projektach lub przedsięwzięciach
    2. Wniosek o przyznanie wynagrodzenia uzupełniającego w programach, projektach, przedsięwzięciach
    3. Zakres zadań powierzonych pracownikowi
    4. Zlecenie wypłaty wynagrodzenia uzupełniającego określonego stawką godzinową lub dzienną
  3. Dla osób spoza UW należy zorganizować otwarty konkurs, a procedowaniem ich zatrudnienia zajmuje się dziekanat – sprawy pracownicze (e-mail: kadry.wh@uw.edu.pl)

 

Publikacje w projektach badawczych NCN

  1. W publikacjach powstających z udziałem środków finansowych z NCN obligatoryjne jest umieszczenie informacji:
    1. „Projekt został sfinansowany ze środków Narodowego Centrum Nauki przyznanych na podstawie umowy nr UMO- ……”  (należy wpisać numer nadany umowie przez NCN)
    2. lub odpowiednio w języku obcym, np.:
      • The work was supported by the National Science Centre, Poland, under research project „……………………”, no UMO-201…/…./…./HS…./……
      • The article is funded by National Science Centre in Poland under the project „……………………”, no UMO-201…/…./…./HS…./……
  2. Publikacje, w których nie wskazano Centrum jako fundatora badań, nie będą traktowane jako efekt realizacji projektu i nie będą brane pod uwagę przy jego rozliczeniu.

Tłumaczenia i korekty

Na potrzeby projektów wszelkie tłumaczenia i korekty wymagają zawarcia umowy pomiędzy Wydziałem a firmą lub osobą, która wykonana tłumaczenie lub korektę.

Można skorzystać ze wzorów umów cywilnoprawnych (zob. zakładka Umowy cywilno-prawne / Tłumaczenie – umowa o dzieło; Korekta – umowa zlecenie). W przypadku innej propozycji umowy niezbędna jest jej weryfikacja przez Biuro Prawne UW. Pracownicy sekcji pomogą w jej uzyskaniu.

 

Stypendia w projektach naukowych

  1. Stypendia naukowe dla studentów i doktorantów w ramach projektów są przyznawane na podstawie rozstrzygnięcia otwartego konkursu ogłoszonego przez kierownika projektu (draft ogłoszenia, klauzula informacyjna pl, klauzula informacyjna en w sprawie przetwarzania danych osobowych). Informacje o konkursie umieszcza się  na  stronie  internetowej  Wydziału i na stronie internetowej Narodowego Centrum Nauki.
  2. Prorektor na wniosek kierownika projektu powołuję komisję stypendialną, która wybiera stypendystę spośród zgłoszonych kandydatur, a ze swego posiedzenia sporządza protokół.
  3. Na podstawie protokołu Sekcja ds. projektów i finansów przygotowuje umowę ze stypendystą.
  4. Stypendysta jest członkiem zespołu naukowo-badawczego w projekcie badawczym, dlatego może być beneficjentem środków przeznaczonych na wyjazdy zagraniczne, konferencje itp.
  5. Stypendia naukowe w projektach badawczych NCN oraz stypendia doktorskie są zwolnione z podatku

Wzory podań

  1. Podanie do prorektora UW ds. badań o przedłużenie terminu realizacji grantu NCN
  2. Podanie do dyrektora Narodowego Centrum Nauki o przedłużenie terminu realizacji grantu NCN