Procedura udzielania zamówień publicznych i rozliczania zakupów na Wydziale Historii UW
Od 23 października 2023 r. wprowadzone zostają zmiany w procedowaniu zamówień publicznych, które udzielane są przez Wydział Historii. Przed dokonaniem jakiegokolwiek zakupu konieczne jest wypełnienie wniosku zakupowego i przekazanie wraz z nim niezbędnych informacji oraz dokumentów. Tylko zatwierdzony wniosek umożliwia dokonanie zakupu.
JAK WYGLĄDAĆ BĘDZIE PROCEDURA ZAKUPOWA W PRAKTYCE?Wniosek zakupowy wraz z obowiązkowymi załącznikami i wymaganą dokumentacją załącznikami należy wysłać mailem na adres zamowienia.historia@uw.edu.pl. Wniosek może zostać podpisany elektronicznie. Przyjmujemy jednak, że wysłanie wiadomości z imiennego konta służbowego jest równoznaczne z podpisaniem wniosku oraz potwierdzeniem poprawności zawartych w nim informacji. Ścieżka akceptacji wygląda następująco:
Po zatwierdzeniu wniosku otrzymają Państwo informację o tym fakcie, co jest równoznaczne ze zgodą na dokonanie zakupu. |
From 23 October 2023, we implement changes to the procedure for public contracts provided by the Faculty of History. It is necessary to complete a purchase application and submit the necessary information and documents with it. Only an approved application allows a purchase to be made.
WHAT WILL THE PURCHASING PROCEDURE LOOK LIKE IN PRACTICE?The purchase application (an editable file is available on our website) together with the compulsory attachments and required documentation, should be sent by e-mail to: zamowienia.historia@uw.edu.pl. The application can be signed electronically. However, we assume that sending a message from a named email account is tantamount to signing the application and confirming the correctness of the information contained therein. The approval pathway is as follows:
Once your application has been approved, you will receive notification of this fact, which is tantamount to agreement to make the purchase. |
PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH I ROZLICZANIA ZAKUPÓW NA WYDZIALE HISTORII UW
I. INFORMACJE OGÓLNE
1. Wprowadza się dwie ścieżki udzielania zamówień publicznych na Wydziale Historii:
-
- Ścieżka nr 1 obejmującą zamówienia o wartości równej lub niższej niż 3000,00 zł netto;
- Ścieżka nr 2 obejmującą zamówienia o wartości powyżej 3000,00 zł netto a poniżej 50 000,00 zł netto;
2. Dla zamówień, których wartość jest równa lub przekracza 50 000 zł ale jest niższa niż 130 000 zł właściwe są postanowienie Regulaminu w sprawie trybów, zasad i form udzielania przez Uniwersytet Warszawski zamówień publicznych na usługi, dostawy i roboty budowlane, o wartości niższej niż 130 000 zł oraz, o których mowa w art. 11 ust. 5 pkt 1,2 ustawy, stanowiącego załącznik nr 8 do Zarządzenia rektora Uniwersytetu Warszawskiego nr 294 z dnia 31 grudnia 2020 r. (Monitor UW poz. 519).
3. W celu ustalenia czy dane zamówienie nie przekracza progu 50 000,00 zł osoba wnioskująca zwana dalej zamawiającym dokonuje szacowania wartości zamówienia poprzez rozesłanie przynajmniej trzech zapytań ofertowych i otrzymaniu większej liczby ofert wskazujących, że zamówienie nie przekracza progu 50 000,00 zł, niż tych które wskazują, że przekracza. Jeżeli w wyniku szacowania wartości zamówienia ustali się, iż wartość ta przekracza 50 000,00 zł stosuje się postanowienia Regulaminu, o którym mowa w pkt 2. Oszacowanie wartości zamówienia może być dokonane w dowolny sposób. Zaleca się jednak aby jako wartość szacunkową przyjmować średnią cenę netto obliczoną na podstawie przynajmniej dwóch uzyskanych wycen. W przypadku dokonywania oszacowania poprzez rozesłanie zapytań ofertowych, w treści zapytania należy zawrzeć informację, iż „zapytanie nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty ani zamówienia.”
4. Zamówienia realizowane w ramach projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych oraz międzynarodowych mogą zawierać dodatkowe zasady, które należy stosować. Przed przystąpieniem do realizacji projektu należy sporządzić plan zamówień określający odpowiednie tryby ich udzielania z uwzględnieniem wymogów Zarządzenia rektora, o którym mowa w pkt 2, ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 z późn. zm.) oraz wymogów dotyczących udzielania zamówień określonych w dokumentach regulujących zasady realizacji projektu. Kierownicy projektów na początku każdego roku będą weryfikowali plany zakupowe przygotowane przez Sekcję ds. projektów i finansów na podstawie umów grantowych. Na ich podstawie zostaną określone tryby udzielania zamówień. Wszelkie zmiany w przedstawionym rocznym planie zamówień należy niezwłocznie zgłaszać do właściwego pracownika Sekcji ds. projektów i finansów.
5. Przy udzielaniu zamówień powyżej 3 000,00 zł netto należy zawrzeć z wykonawcą umowę, która ureguluje wzajemne zobowiązania. Umowa, z zastrzeżeniem przypadków wymienionych w pkt 6 i 7, może być zawarta w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej w tym także na druku zamówienia, którego wzór stanowi załącznik nr 3. Udzielenie zamówienia następuje z chwilą określoną w umowie lub z chwilą złożenia zamówienia do wykonawcy na piśmie.
6. Jeśli wartość szacunkowa zamówienia jest równa lub przekracza 9000,00 zł. wymagane jest zawarcie umowy w formie pisemnej.
7. Niezależnie od wartości zamówienia zawarcie umowy w formie pisemnej jest też wymagane jeżeli:
-
- umowa zawarta zostanie z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub;
- przedmiotem zamówienia są roboty budowlane;
- w ramach zamówienia następuje przeniesienie autorskich praw majątkowych;
- wymaga tego ochrona interesów zamawiającego.
II. INFORMACJE SZCZEGÓŁOWE
A. Ścieżka nr 1 – zamówienia o wartości poniżej lub równej 3000,00 netto
1. Przed dokonaniem zakupu należy uzyskać akceptację dziekana lub prodziekana ds. finansów i badań naukowych. W tym celu zamawiający składa wniosek o udzielenie zamówienia publicznego wypełniając jego część I. Wzór wniosku zawiera załącznik nr 1.
2. Po otrzymaniu kopii wniosku z akceptacją dziekana a przed rozpoczęciem procedury udzielenia zamówienia publicznego, zamawiający każdorazowo ustala z pracownikiem odpowiedzialnym za sprawy zamówień publicznych, a w przypadku środków grantowych z pracownikiem Sekcji ds. projektów i finansów, tryb udzielenia zamówienia publicznego, który może być stosowany, oraz zakres niezbędnej dokumentacji, w tym konieczność zawarcia umowy.
3. Po zarejestrowaniu wniosku zamawiający udziela zamówienia i dokonuje zakupu.
4. Po dokonaniu zakupu/ odbiorze usługi zamawiający przekazuje Sekcji rachunek lub fakturę z opisem potwierdzającym dostarczenie towaru/ wykonanie usługi, oraz numerem wniosku o udzielenie zamówienia publicznego.
B. Ścieżka nr 2 – zamówienia o wartości powyżej 3000,00 netto, a poniżej 50 000,00 zł netto
1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia zamawiający szacuje z należytą starannością wartość zamówienia w kwocie netto i brutto, uwzględniając ewentualne koszty pracodawcy w przypadku zawierania umów cywilnoprawnych oraz dokumentuje tę czynność sporządzając stosowną notatkę. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy/ dostawcy, netto i brutto.
2. Zamawiający każdorazowo ustala z pracownikiem odpowiedzialnym za sprawy zamówień publicznych tryb udzielenia zamówienia publicznego oraz zakres niezbędnej dokumentacji, w tym konieczność zawarcia umowy.
3. Zamawiający dokonuje rozeznania rynku w celu dokonania wyboru wykonawcy. Można tego dokonać np. poprzez analizę ofert umieszczonych na stronach internetowych, wysyłając zapytania mailem lub w inny dowolny sposób. Rozeznanie rynku zostaje udokumentowane (wzór oświadczenia o rozeznaniu rynku zawiera załącznik nr 2).
4. Na podstawie przeprowadzonej analizy ofert dokonywany jest wybór wykonawcy/ dostawcy.
5. Przed dokonaniem zakupu należy uzyskać akceptację dziekana lub prodziekana ds. finansów i badań naukowych. W tym celu zamawiający składa wniosek o udzielenie zamówienia publicznego (wypełniając jego części I i II), w którym wskazuje wybranego wykonawcę/ dostawcę. Do wniosku dołączane jest oświadczenie o przeprowadzeniu rozeznania rynku. W przypadku konieczności udzielenia zamówienia bez dokonania rozeznania rynku należy przed zakupem dokonać konsultacji z pracownikiem odpowiedzialnym za sprawy zamówień publicznych oraz do wniosku dołączyć uzasadnienie wyboru danego wykonawcy.
6. Po otrzymaniu informacji o uzyskaniu zgody na zakup, zamawiający udziela zamówienia/ dokonuje zakupu.
7. Po dokonaniu zakupu zamawiający przekazuje do Sekcji fakturę z opisem.
8. Po dokonaniu zakupu/ odbiorze usługi zamawiający przekazuje Sekcji rachunek lub fakturę z opisem potwierdzającym dostarczenie towaru/ wykonanie usługi, oraz numerem wniosku o udzielenie zamówienia publicznego.